C'est le casse-tête n°1 des équipes qui débarquent sur Microsoft 365 : « J'ai OneDrive, SharePoint, Teams, et quand je mets un fichier quelque part je ne le retrouve plus. » La bonne nouvelle : il y a une logique, et une fois comprise, elle rend la vie beaucoup plus simple. Voici la règle qu'on applique chez tous nos clients.
La règle en une phrase
OneDrive = Moi. SharePoint = Mon équipe. Teams = Notre collaboration.
C'est tout. Si vous retenez cette ligne, vous rangerez correctement 95 % de vos documents.
Décortiquons chaque brique
OneDrive = votre espace personnel
C'est le remplaçant moderne du dossier "Mes documents" sur le disque C: de votre PC.
Ce qu'on y range :
- Vos notes personnelles de travail
- Vos brouillons avant de les partager
- Les documents dont vous êtes le seul propriétaire fonctionnel
- Vos modèles persos (CV, courriers types…)
Ce qu'on n'y range PAS :
- Les documents de l'entreprise que plusieurs personnes doivent voir
- Les documents clients que votre collègue devra reprendre si vous êtes absent
- Les procédures d'équipe
Pourquoi c'est important : si vous quittez l'entreprise, votre OneDrive est désactivé 30 jours plus tard. Si des documents d'équipe y sont, ils sont perdus. C'est l'une des causes principales de perte de données en TPE/PME.
SharePoint = l'espace documentaire de l'entreprise
C'est le disque réseau "N:" moderne — mais en mieux : accessible depuis partout, versionné, partagé proprement.
Chaque équipe (direction, commercial, compta, projet X, chantier Y) a son site SharePoint avec ses propres documents et ses propres règles d'accès.
Ce qu'on y range :
- Les documents partagés par équipe : procédures, modèles, dossiers clients, factures, contrats
- Tout ce qui doit survivre au départ d'une personne
- Les référentiels de l'entreprise (RH, qualité, commercial…)
La règle à retenir : si deux personnes ou plus doivent accéder au document un jour, il va sur SharePoint, pas sur OneDrive.
Teams = la couche collaboration par-dessus
Teams n'est pas un espace de stockage à part. Teams s'appuie sur SharePoint : chaque équipe Teams a un site SharePoint dédié qui héberge ses fichiers.
Quand vous "partagez un fichier dans Teams", il est en réalité stocké dans le SharePoint de cette équipe Teams. C'est le même fichier, deux façons de l'accéder.
Ce qu'on utilise Teams pour :
- La conversation autour des documents (chat, discussion, visio)
- La vue "canal" avec documents, notes, planning, à-faire côte à côte
- Les réunions avec partage d'écran
Ce qu'on n'utilise PAS Teams pour :
- Envoyer un fichier en message privé à un collègue "parce que c'est plus rapide". Le fichier finit dans votre OneDrive personnel au lieu d'un espace d'équipe, et personne ne le retrouve 6 mois plus tard.
Les 3 règles pratiques en TPE/PME
Règle 1 : "Si plus d'une personne doit y accéder, c'est SharePoint"
Dès que vous vous apprêtez à sauvegarder quelque chose en vous disant « je dois l'envoyer à Marc après » ou « ça pourra servir aux autres », posez-vous la question : y a-t-il un site SharePoint pour ça ?
Si oui, enregistrez-le directement là.
Règle 2 : "Un site SharePoint par entité métier, pas par personne"
Beaucoup de TPE créent des sites SharePoint "Dossier Jean", "Documents Marie". Mauvaise idée : à la minute où Jean ou Marie partent, personne ne sait quoi faire avec ces sites.
Structure recommandée pour une TPE :
- Direction (confidentiel, 2-3 personnes)
- Commercial (devis, propositions, clients)
- Compta / Admin (factures, RH, légal)
- Projets / Opérationnel (par chantier ou par projet)
- Un ou deux sites métier spécifiques si pertinent
5-6 sites, c'est largement suffisant pour commencer.
Règle 3 : "Pas de pièces jointes dans les emails internes, un lien SharePoint"
Au lieu d'envoyer Facture_Client_X.pdf par email à votre collègue :
- Le fichier est déjà sur SharePoint (règle 1)
- Vous envoyez le lien (clic droit → Copier le lien)
- Votre collègue clique sur le lien et ouvre la version actuelle du fichier
Avantages :
- Pas de 5 versions du même fichier qui circulent par email
- Pas de pièce jointe à 10 Mo qui remplit vos boîtes
- Vous pouvez révoquer l'accès si besoin
- Si vous modifiez le fichier, votre collègue voit la version à jour
Les erreurs classiques et leur correction
Erreur : "J'ai mis le fichier sur OneDrive et je l'ai partagé"
C'est possible techniquement, mais c'est contre la philosophie. Dès que quelque chose est partagé à l'équipe, ça doit être sur SharePoint, pas sur votre OneDrive. Sinon :
- Le document disparaît si vous partez
- Vos collègues doivent chercher dans "Partagé avec moi" (le cimetière des documents perdus)
- Pas de gestion propre des droits
Correction : déplacez le fichier dans le SharePoint de l'équipe adéquate.
Erreur : "J'ai 15 canaux Teams, je ne sais plus où chercher"
Trop de canaux = chaos. Règle : 1 canal = 1 sujet de conversation régulier et durable (ex. "#général", "#projet-X", "#veille-tech"). Pas un canal par semaine ou par mini-sujet.
Correction : archivez les canaux qui n'ont plus d'activité depuis 2 mois.
Erreur : "Je sauvegarde tout dans Teams pour aller vite"
En pratique, les fichiers finissent dispersés dans 10 canaux de 5 équipes différentes. Impossible à retrouver 6 mois plus tard, impossible à sauvegarder proprement.
Correction : garder la discipline SharePoint pour l'archivage, et utiliser Teams pour la conversation autour de ces documents.
Pour conclure
| Besoin | Bon endroit |
|---|---|
| Mon brouillon perso, mes notes de réu, mon dossier perso | OneDrive |
| Documents partagés avec mon équipe ou mon service | SharePoint |
| Discussion autour d'un document ou projet actif | Teams |
| Un fichier à envoyer à un collègue | SharePoint + lien dans un email ou Teams |
| Un fichier à archiver long terme | SharePoint (ou un dossier d'archive dédié) |
Ce qu'on fait chez Depass Info
Dans le forfait d'infogérance, nous :
- Structurons votre SharePoint avec les bons sites et les bons droits d'accès
- Formons l'équipe (session 30 min) à ces règles
- Migrons les fichiers éparpillés dans les OneDrive vers les bons sites SharePoint
- Documentons où va quoi dans un petit guide interne
Les équipes qui adoptent ces règles perdent quasi instantanément le réflexe « je ne retrouve plus mon fichier ». Et quand un salarié part, aucune donnée critique ne disparaît avec lui.
Si vous voulez voir ce que ça donnerait chez vous, l'audit gratuit inclut un diagnostic de votre organisation Microsoft 365 actuelle.
